Als je zo in 1984 de vertrekhal van Schiphol binnen kwam lopen en je voorbij de balierijen keek naar de achterwand, dan zag je een bruine strook glas en af en toe een deur. Achter die deuren zaten allerlei kantoortjes, voorzien van praktisch linoleum en keukentafels van formica. Aan de wand hing steevast de KLM-kalender in grootformaat met daarop allerlei spannende foto’s van bestemmingen waar de KLM op vloog. Die foto’s waren de enige warmtebron in dat verder kille kantoor.
In dat ongezellige kantoor op Schiphol werd personeel ingepland voor de vertrekhal door de senioren (nee, geen bejaarden of herintreders, maar collega’s met iets meer ervaring..). Plannen was en is een vak. En al helemaal als het gaat om personeelsplanning. En als je niet wilde dat je klanten buiten in de regen kwamen te staan en de goegemeente ondertussen aan te koffie was, had je slimme planners nodig. In dat verre verleden was dat plannen bovendien allemaal handwerk. Hééél veel handwerk.
Overigens stond in die tijd niemand in de regen en onze klanten al helemaal niet. Achter de keukentafels zat je, toen nog in uniform (2 goud-1 blauw), met een enorm stalen bord voor je neus, de planning te doen voor de baliebezetting in de vertrekhal. Op dat bord stonden alle balies van Schiphol aangegeven waar de KLM afhandelingsposities had. Ook voor alle buitenlandse maatschappijen (BM) overigens die KLM onder contract had. Een stuk of zestig. Best veel.
Elke employé(e) die ingedeeld moest worden, had een ‘piefje’. Een magneetje van een vierkante centimeter waar haar of zijn naam op gekriebeld was. Dat was nog een hele uitdaging als je Bella van Z.B. – v.d. B. tot V. heette. Die piefjes zette je achter de balienummers en zo wist je dat Waldo M. op balierij 9, positie 1, First Class, zat. Het bord had een uurindeling en telde een paar uur vooruit. Als het uur voorbij was, pakte je het eerste deel van het bord uit de houder, schoof het nog lopende deel naar links en plaatste het uitgenomen deel helemaal rechts, nadat je eerst alle piefjes eraf gepulkt had. Zo had je altijd en in een oogopslag zicht op wat er in de hele hal gebeurde. Steevast haalde je je jatten open aan de scherpe randen en als je je afvroeg waarom elke senior afgescheurde nagels had, dan kwam dat omdat die nog ergens tussen één en twee uur lagen.
Als je het goed deed was de passagiersflow in de vertrekhal van Schiphol optimaal en waren je collega’s helemaal blij omdat ze op tijd werden afgelost. Naast dit planbord was er een lijst van alle collega’s die ‘op dienst’ waren en waar ze uithingen (hal, pieren of wat subafdelingen). Die indeling werd de dag van te voren uitgeschreven en een paar keer gekopieerd voor alle regieposten en rondgedeeld met een minicar. Nu zou je dat proces rompslomp noemen.
Als je niet in de hal maar in het pierengedeelte van Schiphol werd ingedeeld schreef je je ook ongans. Daar moest je namelijk alle KLM- en BM-vluchten plannen voor de volgende dag. Dat deed je op strookjes van 11 bij 1 centimeter (paste weer bij de ‘piefjes’). Uren zat je te krassen en te proberen je doktershandschrift voor anderen nog enigszins leesbaar te houden. Collega’s vroegen mij herhaaldelijk welke maatschappij toch de UL was en waarom de vluchten naar Manchester (153), Stavanger (183), Londen (123) en Lima (773) vandaag allemaal hetzelfde vluchtnummer hadden…
Onder die niet aflatende druk heb ik mijzelf maar een ander handschrift aangeleerd. Daarmee veranderde UL in KL en werden de vluchtnummers opeens veel logischer… Je kon rotzooien met de piefjes. Koffiepauzes ‘vergeten’ of verlengen bijvoorbeeld, door ze aan de stalen tafelpoten te plakken, zodat je geen of langere koffiepauzes kon geven. Net naar hoe aardig of juist niet je iemand vond. Kwam chef Marieke D. dan binnen lopen dan klaagde je steevast over de slechte bezetting. Voor controle hoefde je niet bang te zijn, want de piefteksten waren zo klein en onduidelijk dat alleen jij wist wie en wat erop stond. Sommige collega’s probeerden hun vrienden te bevoordelen, maar dat had altijd een averechts effect. Andere collega’s kwamen daar altijd achter en dan waren de rapen gaar. Piefje in de vuilnisbak en de collega werd nooit meer afgelost. Ze zit waarschijnlijk nog steeds op balie 10.2.
Een beetje stevige windvlaag deed trouwens zo’n bord in een keer waardeloos worden en omgestoten koffie gaf ook de meest fantastische effecten. Maar toch: zo’n planbord had wel overzicht en je zag in één oogopslag waar de problemen zaten. Bovendien leerde je de basisprincipes van een goede, sociale, en eerlijke planning.
En toen kwam ‘Skipper’. Een indeelprogramma op de computer. Met mega veel kinderziekten en dus een ontzettende hoop gemauw. Ineens kon je met hetzelfde aantal mensen veel minder balies bezetten. Skipper hield zich namelijk vast aan van te voren vastgestelde normen en als je dat systeem rücksichtslos volgde dan stonden de passagiers opeens weer buiten en was iedereen toch aan de koffie. Piefjes plakken was er niet meer bij en iedereen vond het oude handwerk opeens fijner. Zelf het stroken schrijven werd weer leuk gevonden.
Skipper vertrok (net nadat we er aan gewend waren) en Chip werd bij de afdelingen geïntroduceerd. Ook afdelingen op Schiphol die vast waren blijven houden aan de planborden moesten er toen echt aan geloven. Dat leidde tot hevige discussies en emotionele debatten. Het laatste planbord stond bij de Sleepdienst en werd, door sniffende stoere mannen, ten grave gedragen. Chip is leuk maar zonder gele post-its, een gezonde dosis achterdocht en een logisch planner-brein, is de planning echt niet altijd optimaal. Hier een beetje geven en daar een beetje nemen kent dit systeem niet en dat is wél wat je nodig hebt.
Konden alle senioren dan vroeger beter plannen? Nou, écht niet! Als Eric J. of Betty M. op dienst was, was je verzekerd van tijdige aflos en een wisselend werkpakket en vloog de dag voorbij. Ook al was het megadruk. Je ging tevreden en voldaan naar huis. Zat Lammechien C. of Godefriede K. ‘achter het bord’ dan was je verzekerd van chaos. Ook al was het kerstavond en de vertrekhal compleet leeg.
Wat dat betreft is er niet veel veranderd. Een goede planner maakt nog steeds van je werkdag een mini-vakantie en met een slechte kun je beter meteen maar een vakantiedag opnemen… Welk indeelprogramma je ook gebruikt. Enne… plannen moet ook een beetje in je zitten en daarnaast doet een goede mentor die begrijpt hoe het werkt wonderen (dankjewel Eric!).
Ach ja, dat oude kantoortje met de meldknop : “Goedemorgen, Jan aanwezig!” “Ja, fijn. Welke Jan?” “Jan M.” Zucht: “Daar heb ik er drie van”. “O, je bent van het bord gevallen..”. “Wacht even, ik raap je even op…” “Hè, get, je bent helemaal vies geworden.” “Ik plak je op 10-4, maar eerst een kopje koffie…” “Werk ze!”